Остатки товара: как вести остаток в Dona и не продавать пустоту

Покупатель оформил заказ, а товара на складе нет: приходится отменять, обычно потому, что остаток в Dona не совпал с реальным. Ниже — где в кабинете продавца задаётся остаток, как быстро обновить его у многих товаров и когда Dona меняет остаток сама.

Что такое остаток и где его задать#

Остаток — это сколько единиц вы можете отправить прямо сейчас. Его задают в карточке товара в кабинете продавца, в разделе остатка. Не добавляйте товар, который «в пути» или «приедет завтра»: покупатель видит остаток и заказывает по нему.

Если у товара есть размеры или цвета, остаток считается по каждой вариации отдельно. В таблице «Цена и остаток по вариациям» есть два помощника:

• «Остаток для всех» и «Применить ко всем». Вводите число один раз, и оно ставится всем вариациям.
• «Заполнить только пустые». Число попадёт только в вариации, где остаток ещё не указан, заполненные не изменятся.

Отрицательный остаток задать нельзя, минимум — 0.

Как обновить остатки у многих товаров сразу#

Открывать каждый товар не обязательно. Есть два способа:

1. Из списка. В разделе «Мои товары» отметьте нужные товары и нажмите «Задать остаток». Новое значение запишется каждому выбранному товару. Способ работает для товаров без вариаций.
2. Через Excel. На странице «Массовое редактирование» нажмите «Скачать файл», поправьте остатки и верните файл через «Загрузить отредактированный файл». Загрузка ещё ничего не сохраняет: проверьте результат на экране предпросмотра, нажмите «Применить изменения», а затем посмотрите в отчёте, какие строки пропущены. Товары, которые изменились после скачивания файла (например, были проданы), попадут в «Конфликтные строки» и не применятся, поэтому возвращайте скачанный файл быстро. Остатки вариаций в этом файле не меняются — только в редакторе товара.

Если вы ведёте склад в МойСклад, BILLZ или Smartup, остатки можно подтянуть через интеграцию. Обновление из интеграции для товаров без вариаций только уменьшает остаток в Dona, а увеличение вы подтверждаете сами. Остатки товаров с вариациями интеграция не обновляет — их вы ведёте вручную. Подробнее: как подключить МойСклад к Dona.

Когда остаток списывается и когда возвращается#

Dona списывает остаток в момент оформления заказа, ещё до оплаты. Поэтому последнюю единицу не купят двое одновременно.

Остаток возвращается сам, если:

• покупатель не оплатил онлайн-заказ за 30 минут — заказ отменяется (заказ с оплатой наличными при получении так не отменяется);
• заказ отменён полностью или частично;
• вы отклонили заказ или не приняли его в срок (он отклоняется автоматически);
• покупатель вернул товар: возвращённая единица снова поступает в продажу без проверки её состояния.

Важно: Dona не смотрит на причину отмены. Если вы отклонили заказ, потому что товара нет на полке, или курьер при заборе обнаружил нехватку, Dona всё равно вернёт эти единицы в остаток, и они снова появятся в продаже. В таком случае сразу сами поставьте остаток 0 или реальное число.

То есть после обычных отмен со стороны покупателя остаток вручную править не нужно. Меняйте его, когда пришла новая партия, при расхождении после пересчёта, при отмене из-за отсутствия товара и если вернули повреждённый товар.

Что происходит, когда остаток кончается или мал#

Когда остаток доходит до 0, страница товара не удаляется и находится в поиске, но купить товар нельзя. Но в ленте главной, списке популярных и видеоленте его не видно. В кабинете рядом с ним появляется отметка «Нет в наличии», и активный товар попадает во вкладку с таким же названием. У товара с вариациями отметка появляется, только когда закончились все вариации: закончившийся размер проверяйте в таблице вариаций. В прямом эфире товар с нулевым остатком на экране не показывается. Проверьте остатки перед эфиром, иначе товар, который вы показываете, не появится на экране эфира и зритель не сможет купить его прямо из трансляции.

Если остаток от 1 до 5, товар помечается «Мало остатка». У товара с вариациями считается общий остаток. В списке есть фильтр «Мало остатка» и сортировка «Остаток (меньше)». В списке дел кабинета тоже появляются напоминания «Мало на складе» и «Товар закончился».

Порядок на каждый день#

• Начинайте день с фильтра «Мало остатка».
• Перед эфиром проверяйте остатки товаров, которые будете показывать: если ни у одного выбранного товара нет остатка, эфир не запустится.
• После пересчёта на складе обновляйте остатки одним файлом Excel (остатки вариаций — в редакторе товара). Вводите не число с полки, а число с полки минус единицы в ещё не отправленных заказах: Dona их уже списала, и без вычета вы продадите лишнее. Если подключена интеграция, сначала обновите число в учётной системе, иначе следующее обновление снова уменьшит поднятый в Dona остаток. Этикетки с названием и артикулом на полках ускоряют пересчёт — для них удобен маленький термопринтер этикеток.
• Пусть каждый сотрудник магазина знает, где меняется остаток. Общий обзор кабинета: что такое кабинет продавца.